Vous disposez de plusieurs solutions pour apprendre l’anglais professionnel. Mais avant d’arriver à maîtriser parfaitement la langue de Shakespeare, vous avez besoin de rédiger un mail professionnel en anglais pour échanger avec des partenaires anglophones. Pour vous aider dès maintenant, découvrez le vocabulaire à connaître (objet de l’email, formules de politesse, accroche…) pour réussir comme un pro bilingue !
L’objet de l’email en anglais : concis et incitatif
Ne négligez pas cette entrée en matière ! En effet, c’est le premier élément textuel vu par votre destinataire dans sa boîte de réception contenant déjà bien d’autres emails professionnels. Il faut lui “donner envie” de cliquer pour en savoir plus.
Comme en français, l’objet du mail en anglais doit être concis et clair pour renseigner précisément sur le contenu du message. Votre interlocuteur n’a pas de temps à perdre à déchiffrer un objet trop flou.
À sa lecture, le destinataire comprend immédiatement qu’il s’agit de :
- Une demande d’information : Request for information on
- Une relance : Second request
- Une demande de précision : Supplemental details
- Une prise de contact de la part de : Contact on behalf of
- Une demande de rendez-vous : Scheduling a meeting
- Une réclamation : Claim
- Une facture : Invoice
- Une candidature : Job application
La formule de politesse pour saluer le destinataire
Elle dépend de la relation professionnelle que vous entretenez avec le destinataire.
Vous ne connaissez pas son nom :
- À qui de droit (très formel) : To whom it may concern
- Cher Monsieur/chère Madame : Dear Sir/Madam
Bon à savoir : en anglais, “Sir” se place avant “Madam”.
Vous connaissez le destinataire :
- Dear Mr. Smith/Mrs. Smith/Ms. Smith (Monsieur, Madame, Mademoiselle) : salutation formelle et professionnelle (pour un client par exemple)
- Dear Isabelle : salutation respectueuse, mais moins formelle que la précédente (proximité avec le destinataire)
- Hi/Hello Isabelle : salutation informelle (si votre destinataire est un collège par exemple)
À noter : “Good morning/afternoon Mr. Jones/Mrs. Jones” est également une formule possible pour une tournure formelle. Mais elle a une référence temporelle (matin et après-midi), peu adaptée si votre destinataire ne réside pas sous le même fuseau horaire.
Les phrases introductives d’un mail professionnel en anglais
C’est le moment de vous présenter au destinataire s’il ne vous connaît pas encore et de lui expliquer la raison de votre mail.
Vous pouvez commencer par une accroche pour lui demander poliment s’il va bien :
- I hope this message finds you well : style soutenu
- I hope you are doing well : langage plus courant
Continuez ensuite selon les cas de figure :
Recommandation
- I’m writing to you on behalf of : Je vous écris de la part de
- Your email contact (your name) was given to me by : Votre e-mail/nom m’a été transmis par
Introduction du sujet
- I’m writing with regard to… / regarding… / in connection with… (+ objet du mail) : Je vous contacte au sujet de/Je me permets de vous contacter au sujet de
- I’m writing to let you know that : Je vous écris pour vous annoncer que (neutre)
- I regret to inform you that : J’ai le regret de vous informer que (refus)
Réponse à un précédent message
- Further to your last email : Suite à votre dernier mail
- Following your recent email : Faisant suite à votre récent mail
- Regarding your request for information : Suite à votre demande d’information
Le vocabulaire pour le corps du message
Voici différentes formules utiles pour alimenter le corps de votre message en anglais selon chaque situation.
Requête spécifique
- Could you please : Pourriez-vous
- I’d be grateful if you could : Je serais reconnaissant si vous pouviez
- Would you be so kind as to : Auriez-vous la gentillesse de
Remerciements
- I would like to express my gratitude for : Je souhaite vous exprimer toute ma gratitude pour (très formel)
- I would like to thank you for : Je souhaite vous remercier pour (neutre)
Accord
Voici différentes possibilités pour exprimer votre accord :
- I think the same about : tournure neutre à privilégier
- I completely agree with : tournure formelle à utiliser en cas d’accord sans réserve
- That works for me : tournure informelle (avec vos collègues par exemple)
Désaccord
Vous disposez également de plusieurs tournures pour signifier votre désaccord :
- I’m afraid that : formel (pour exprimer une crainte)
- At the moment, I doubt that : formel (pour exprimer un doute)
- It’s out of the question : formel et abrupt
- To be honest, I believe : informel, à réserver à vos collègues proches
L’ajout d’une pièce jointe
Dans un contexte professionnel, il est fréquent d’avoir besoin d’envoyer des pièces jointes.
Pour éviter que le destinataire passe à côté, mieux vaut lui indiquer la présence de la pièce jointe (“attachement” en anglais) dans le corps du message.
Plusieurs formulations sont possibles :
- Please find attached (ou please find enclosed, plus rare)
- Hereby attached
- Please find below (pour un texte transféré)
La conclusion du mail en anglais
À la fin de votre mail, concluez en optant pour la tournure la plus pertinente selon la nature de votre message :
- I look forward to hearing from you soon : j’attends de vos nouvelles bientôt
- Thank you in advance for your help/reply : merci d’avance pour votre aide/réponse
- If you need any further information, feel free to contact me : si vous avez besoin d’informations complémentaires, n’hésitez pas à me contacter
- If you need any further assistance, please let me know : en cas de besoin, faites-le-moi savoir
Les formules de politesse avant la signature
Vous avez fini de rédiger votre email professionnel en anglais, bravo !
N’oubliez pas de terminer par une formule de politesse adaptée : là encore en fonction du degré d’intimité avec le destinataire.
Pour dire “respectueusement” ou “cordialement”, optez pour :
- Yours sincerely, (le nom du destinataire vous est connu)
- Yours faithfully, (son nom vous est inconnu)
Pour conclure votre mail de manière moins pompeuse, adoptez l’une des formulations suivantes (équivalent de “meilleures salutations”)
- Best regards,
- Kind regards,
“Best” ou “Regards” sont des termes réservés à des relations plus cordiales (des collègues par exemple).
Quelle que soit la formule choisie, il faut toujours la faire suivre d’une virgule avant d’intégrer la signature…
À considérer : aux US, “Yours faithfully/sincerely” sont peu utilisés. Préférez “Best/Warm regards”.
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Écrire un mail en anglais destiné à un client ou un collègue : rien de plus simple en apprenant les formules à privilégier dans l’univers professionnel ! Même s’il vous faudra encore enrichir votre vocabulaire, vous connaissez maintenant les principaux termes pour vous lancer et rédiger votre premier email professionnel en anglais.